Vom Posteingang bis zur eigenen XRechnung
Eingangsrechnungen auslesen und prüfen
Rechnungen kommen per E-Mail oder Upload, auch als ZIP. XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X werden gelesen, Summen, Umsatzsteuer je Satz, Zahlbetrag, IBAN und Pflichtangaben geprüft, Dubletten erkannt – bevor jemand zweimal zahlt. Mails mit Portal-Link statt Anhang und Scans landen bei einem Menschen, nicht im Nichts.
Geänderte Bankverbindung stoppen
Die teuerste Rechnung ist die echte mit falscher IBAN. Jede Rechnung wird mit den früheren desselben Lieferanten verglichen: Eine IBAN, die er noch nie benutzt hat, stoppt die Zahlung, bis jemand beim Lieferanten nachgefragt hat. Neue Absender-Domain oder fehlende USt-IdNr. fallen ebenfalls auf.
Freigabe per E-Mail, WhatsApp oder Telegram
Ab einem Betrag Ihrer Wahl kommt jede Rechnung als Freigabe-Anfrage mit zwei Knöpfen – Freigeben oder Ablehnen. Nur Freigegebenes geht an die Buchhaltung, die Entscheidung wird gespeichert. Bleibt eine Antwort aus, erfährt es die Buchhaltung.
Lesbar für Menschen und DATEV
Aus jeder XRechnung entsteht eine saubere PDF-Ansicht. Die Buchhaltung bekommt nur die Rechnungen, bei denen etwas nicht stimmt, die übrigen gehen auf Wunsch direkt an DATEV Upload Mail oder Lexware Office.
Eigene XRechnungen erstellen
Aus einem Formular, dem Shop oder dem CRM entsteht eine XRechnung 3.0 mit lückenloser Nummer, Leitweg-ID für Behörden, Leistungsdatum und SEPA-Angaben. Kleinunternehmer nach § 19 UStG und Reverse Charge inklusive.
Fragen an das Rechnungsarchiv
„Was hat uns der Lieferant im Oktober in Rechnung gestellt?“ – ein Chat beantwortet das aus den gespeicherten Rechnungen. Gerechnet wird im Code, nicht vom Sprachmodell, damit keine erfundene Zahl entsteht.
Was die Tests gezeigt haben
Für den Empfang habe ich 330 öffentliche Testdateien durchlaufen lassen: den ZUGFeRD-Bestand mit Varianten von ZUGFeRD 1.0 bis Factur-X und die Testrechnungen der KoSIT. Alle 284 Rechnungen darunter wurden ohne Lesefehler verarbeitet. Nebenbei fiel auf, wie viele Musterrechnungen eine erfundene IBAN tragen – die Prüfung der IBAN-Prüfziffer schlägt sofort an, und genau das soll sie bei echten Rechnungen auch.
Für den Versand liefen alle erzeugten Testrechnungen durch den offiziellen KoSIT-Validator mit der Konfiguration für XRechnung 3.0.2: Standard mit 19 und 7 Prozent, eine Behörde mit Leitweg-ID, Reverse Charge nach Österreich, Kleinunternehmer. Am Ende wurden alle angenommen, ohne Regelverstoß.
Interessanter als der Normalfall sind die Fälle, in denen etwas schiefgeht. Durchgespielt in n8n 2.43: eine Rechnung mit fremder IBAN, eine Fälschung ohne USt-IdNr., ZIP-Archive, ein Portal-Link statt Anhang, ein Scan, ein ausgefallenes Sprachmodell, XML und PDF derselben Rechnung in einer Mail, ein Zahlbetrag, der nicht zum Rechnungsbetrag passt, und eine Freigabe, auf die niemand antwortet. Die Freigabe per Telegram lief dabei echt, mit Knopfdruck auf dem Handy. Zusätzlich hat ein zweites KI-Modell den Code gegengelesen; was es gefunden hat und sich bestätigen ließ, ist behoben.
Der Weg dahin war lehrreich. Ein Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer-ID, nur mit Steuernummer, fällt zunächst durch – die Norm verlangt eine Kennung des Verkäufers, und die Steuernummer zählt dafür nicht. Solche Stellen findet man nur, wenn man wirklich gegen den Validator testet.
Wann Sie dafür kein n8n brauchen
Wenn alle Rechnungen über eine Buchhaltungssoftware laufen, die E-Rechnungen schon kann, und dort auch bleiben, ist das der einfachste Weg. Ein zusätzlicher Workflow wäre dann nur ein weiteres System, das gepflegt werden will.
Sinnvoll wird es dort, wo Rechnungen aus mehreren Postfächern, aus einem Shop, einem CRM oder von vielen Lieferanten kommen und geprüft, verteilt und archiviert werden müssen – oder wo Daten das Haus nicht verlassen sollen. ZUGFeRD-PDFs zum Versand erzeugen die Workflows übrigens nicht, nur die XRechnung: Ein normgerechtes PDF/A-3 mit eingebetteten Schriften ist ein eigenes Projekt.
So fangen wir an
Woher kommen Rechnungen heute, wer prüft sie, wie gelangen sie zur Steuerberatung? Und wohin gehen Ihre eigenen Rechnungen – an Firmen, an Behörden?
Der Eingang wird automatisiert, weil er schon Pflicht ist: auslesen, prüfen, weitergeben. Mit Ihren echten Rechnungen getestet, bevor etwas umgestellt wird.
Rechtzeitig vor 2027 bzw. 2028 kommt die eigene XRechnung dazu, geprüft mit dem KoSIT-Validator, mit lückenloser Nummerierung.
Dokumentation, Zugänge, Archivierung der Originale. Die Workflows gehören Ihnen und laufen auch ohne mich weiter.
Alle drei Workflows – Eingang, Versand und der Chat für Fragen an das Archiv – liegen mit Code und geprüften Beispielrechnungen offen auf GitHub (n8n-e-rechnung), die technische Diskussion dazu im n8n-Community-Forum. Mehr zu n8n allgemein: n8n-Experte in Freiburg; zum Datenschutz: DSGVO-konforme KI.
Was zur E-Rechnung gefragt wird
Muss mein Betrieb schon jetzt E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen annehmen können, auch Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür formal aus – das Problem beginnt danach: Eine XRechnung ist eine XML-Datei, die niemand ohne passendes Programm lesen kann.
Ab wann muss ich selbst E-Rechnungen verschicken?
Ab 1. Januar 2027, wenn Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 Euro lag, ab 1. Januar 2028 dann für alle übrigen Unternehmen im B2B-Geschäft. Kleinunternehmer nach § 19 UStG und Rechnungen bis 250 Euro brutto sind ausgenommen. Wer an Behörden liefert, braucht die XRechnung schon heute.
XRechnung oder ZUGFeRD – was ist der Unterschied?
Beides folgt der europäischen Norm EN 16931. Die XRechnung ist reines XML. ZUGFeRD ist ein PDF, in dem dieselben Daten als XML-Anhang stecken – Menschen sehen das PDF, Programme lesen das XML. Für den Empfang sollten Sie beides verarbeiten können, beim Versand an Behörden wird meist die XRechnung verlangt.
Funktioniert das mit DATEV und meiner Steuerberatung?
Ja, mit einer Einschränkung, die viele überrascht: DATEV Upload Mail nimmt keine XML-Dateien an, sondern nur Belegbilder. Deshalb erzeugt der Workflow aus jeder XRechnung eine lesbare PDF-Ansicht, die per Upload Mail weitergeleitet werden kann. Die XML-Datei bleibt das rechtlich maßgebliche Original und wird aufbewahrt.
Brauche ich dafür eine neue Buchhaltungssoftware?
Nicht unbedingt. Wenn Sie ohnehin mit Lexware Office, sevDesk oder einem ERP arbeiten, das E-Rechnungen kann, ist das oft der einfachere Weg – das sage ich dann auch so. n8n lohnt sich, wenn Rechnungen aus mehreren Postfächern, aus einem Shop oder einem CRM kommen und automatisch geprüft, sortiert und weitergegeben werden sollen.
Was passiert, wenn ein Lieferant plötzlich eine neue Bankverbindung angibt?
Dann wird nichts bezahlt, bevor ein Mensch nachgefragt hat. Der Workflow vergleicht jede Rechnung mit den früheren desselben Lieferanten. Eine IBAN, die dieser Lieferant noch nie benutzt hat, stoppt die Rechnung mit dem Hinweis, beim Lieferanten anzurufen – unter einer Nummer, die Sie schon kennen, nicht unter der aus der Mail. Auch eine gefälschte Rechnung, die einfach die USt-IdNr. weglässt, wird dem echten Lieferanten zugeordnet. Eine neue IBAN gilt erst als bekannt, wenn jemand sie bestätigt hat.
Kann ich Rechnungen per WhatsApp oder Telegram freigeben?
Ja. Ab einem Betrag, den Sie festlegen, kommt jede saubere Rechnung als Freigabe-Anfrage per E-Mail, WhatsApp oder Telegram – mit Lieferant, Betrag, IBAN und allen Hinweisen und zwei Knöpfen: Freigeben oder Ablehnen. Nur Freigegebenes geht an die Buchhaltung. Bei WhatsApp gilt eine Regel von Meta: Freier Text wird nur zugestellt, wenn die freigebende Person in den letzten 24 Stunden selbst geschrieben hat. Kommt keine Antwort, erfährt es nach der eingestellten Wartezeit die Buchhaltung – liegen bleibt nichts.
Verlassen die Rechnungsdaten dabei meine Firma?
Nicht für das Auslesen und Prüfen: Das passiert in n8n selbst, ohne externe Schnittstelle. Wenn n8n bei Ihnen im Haus oder auf einem Server in der EU läuft, bleiben die Daten dort. Nur für PDFs ohne E-Rechnungsdaten kann optional ein Sprachmodell zum Einsatz kommen – lokal betrieben über Ollama, und das Ergebnis wird immer zur Prüfung markiert.
Steuerliche Fragen im Einzelfall – Fristen, Ausnahmen, Umsatzsteuer – gehören zur Steuerberatung. Ich kümmere mich um die Technik dahinter.
Wie kommen Ihre Rechnungen heute ins Haus?
Zwei Sätze reichen. Wenn Ihre Buchhaltungssoftware das schon allein schafft, sage ich Ihnen das gleich.
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